雇主索取个人资料的必要性原则

根据个人资料私隐专员公署的《人力资源管理实务守则》，雇主在招聘过程中向求职者索取个人资料时，必须遵守资料收集原则，即所收集的资料必须与招聘目的有直接关系，而且是足够但不超乎适度。

求职者在面试或填写招聘表格时，应核对雇主所索取的个人资料是否属于以下必要范畴：

  • 识别申请人身份的资料，例如姓名、联络电话及地址
  • 评估申请人是否适合该职位的资料，例如学历、专业资格、工作履历及经验
  • 在必要时，可索取推荐人资料或前雇主证明

雇主不应索取与甄选决定无关的个人资料，例如婚姻状况、子女数目、宗教信仰等，除非有合理理由证明该等资料与职位直接相关。

求职者应如何核对资料必要性

求职者在面对雇主索取个人资料时，可主动向雇主查询以下问题，以核对资料的必要性：

  • 索取该项资料的目的为何？
  • 该项资料是否评估工作能力所必需？
  • 如不提供，会否影响申请？

若雇主未能提供合理原因，或资料明显与职位无关（例如要求提供身份证号码副本作初步筛选），求职者应审慎考虑是否提供。

个人资料的保留安排

私隐专员公署的指引亦要求雇主须向求职者清楚告知其收集资料的目的、可能转移给哪些人士或机构，以及查阅和改正资料的权利。此外，雇主有责任确保所收集的资料不会保留超过达致原来目的所需的时间。

不获聘用者的资料保留期

  • 由求职者落选之日起计，保留期不应超过两年，除非有具体理由需要保留更长时间（例如将资料保留于将来职位空缺考虑）。

获聘者的资料处理

  • 获聘者的求职资料可转为受雇纪录的一部分，并按照受雇纪录的保留规定处理。

求职者有权向雇主查询个人资料的保留安排，并可要求雇主在完成甄选程序后销毁其资料。